Funciones de las Secretarias del Comite de la Parroquia.
Esta es el pequeño manual y guia de funciones de cada una de las secretyarias que conforman el Comite.
I.Secretaría General
A.Función Básica
La Secretaría General del Comité Pro-reconstrucción del templo, tiene bajo su responsabilidad la administración; planeación, dirección, ejecución y control del trabajo de cada una de las secretarías que conforman la Estructura Organizativa del Comité, mediante el cumplimiento de las siguientes funciones específicas.
B.Funciones Específicas
1.Presidir las Sesiones Ordinarias, Extraordinarias y las Asambleas Generales.
2.Velar por el cumplimiento de los Acuerdos, Resoluciones de la Junta Directiva y de la Asamblea General, así como de los Estatutos y Reglamento Interno del Comité.
3.Representar judicialmente y extrajudicialmente al Comité, pudiendo otorgar poderes, previa autorización de la Junta Directiva.
4.Convocar en coordinación con la Secretaría de Relaciones Públicas y Comunicaciones a Sesiones Ordinarias y Extraordinarias, Asambleas Generales y de la Junta Directiva.
5.Autorizar conjuntamente con la Secretaría de Finanzas, las erogaciones que tenga que hacer el Comité.
6.Coordinar con cada una de las Secretarías el trabajo del Comité.
7.Revisar y aprobar planes de trabajo que hayan sido diseñados por la Secretaría de Planificación y Gestión y avalados por el resto de Secretarías.
8.Revisar, observar y aprobar las Actas de cada Sesión, previa a la firma de las mismas, por la Junta Directiva.
9.Presentar periódicamente al párroco el informe de actividades realizadas por cada secretaría y por el Comité.
10.Brindar asesoría y todo el apoyo que sea requerido por los Comités de Barrios, Asociación de Jóvenes Lagunenses Residentes en San Salvador (AJOLARES), y Lagunenses en el Exterior.
11.Coordinar, elaborar y presentar la memoria de labores del Comité y cualquier otro informe que le sea solicitado por la Junta Directiva.
12.Servir conjuntamente con la Secretaría de Auditoría, como contraparte en la ejecución de proyectos de infraestructura y en otros casos en los que fuese necesario.
II.Secretaría de Finanzas
A.Función Básica
La Secretaría de Finanzas tiene como función básica supervisar, custodiar y asumir la responsabilidad por los fondos, bienes y valores propiedad del Comité. Dirigir los movimientos de ingresos y egresos, llevar libros contables debidamente actualizados.
B.Funciones Específicas.
1.Custodiar eficientemente los fondos del Comité y presentar propuestas para el manejo de éstos ya sea en cuentas corrientes, de ahorros u otros, así como la selección de los bancos más convenientes.
2.Recibir y depositar los fondos que el Comité obtenga, en el Banco que la Junta Directiva seleccione.
3.Llevar y tener control directo de los libros de contabilidad del Comité.
4.Autorizar conjuntamente con el Secretario General, las erogaciones que el Comité tenga que realizar.
5.Coordinar con la Secretaría General y la de Planificación y Gestión, la preparación de presupuestos, carpetas técnicas y otros documentos que sean requeridos.
6.Coordinar la elaboración de presupuestos y suministrar al Comité, y a la Junta Directiva, información actualizada y veraz sobre disponibilidades financieras.
III.Secretaría de Planificación y Gestión
A.Función Básica
La Secretaría de Planificación y Gestión tiene como función básica, coordinar la planificación y gestión de todas las actividades y proyectos que sean propuestos por la Junta Directiva y avalados por el Comité.
B.Funciones Específicas
1.Preparar los planes de trabajo de corto, mediano y largo plazo, conforme los proyectos que lleve a cabo el Comité.
2.Preparar conjuntamente con la Secretaría General y la Secretaría de Finanzas, los presupuestos de inversión en lo que concierne a los proyectos a ejecutar por el Comité.
3.Desarrollar especificaciones y esquemas de contratación para obras de infraestructura, adquisición de equipo, mobiliario, accesorios y otros.
4.Dar seguimiento a cronogramas de trabajo y presentar informes de avances de obras al Comité y a la Junta Directiva; así como presentar soluciones para superar situaciones problemáticas que podrían presentarse en un momento determinado.
5.Contactar con organismos internacionales de ayuda comunitaria, Ong’s, empresa privada y otros con el fin de gestionar ayudas para los proyectos a ejecutar.
6.Preparar carpetas técnicas en coordinación con las Secretarías: General y Finanzas.
7.Presentar a la Junta Directiva propuestas de actividades a realizar, con el propósito de obtener fondos para la financiación de proyectos.
8.Investigar sobre fuentes de financiamiento de proyectos de índole religioso y comunitario en general.
9.Preparar conjuntamente con las Secretarías General y de Relaciones Públicas, correspondencia gestionando financiamientos u otro tipo de ayudas para diversos proyectos.
10.Supervisar y discutir con expertos sobre estudios de factibilidad que conforme a los proyectos sean requeridos y realizados.
IV.Secretaría de Relaciones Públicas y Comunicaciones
A.Función Básica
Fortalecer y proyectar la imagen del Comité, asegurar y controlar la difusión de las comunicaciones o informaciones externas e internas, por los diferentes medios de Comunicación existentes.
B.Funciones Específicas
1.Mantener constantemente comunicación con los diferentes Comités de Barrios, Asociación de Jóvenes Lagunenses Residentes en San Salvador (AJOLARES) y en el extranjero.
2.Asesorar al Comité, a la Junta Directiva y a los Comités de Barrios, Asociaciones y otras organizaciones, sobre aspectos protocolarios en actos públicos.
3.Atender las consultas de medios de comunicación o personas que deseen conocer sobre las funciones del Comité, de los proyectos a realizar, avances de los mismos y financiamientos.
4.Coordinar conjuntamente con la Secretaría General las convocatorias a Asambleas Generales, reuniones de rutina y de emergencia.
5.Concertar entrevistas con funcionarios públicos y ejecutivos de empresas privadas, Ong’s, con quienes se requiera tratar asuntos relacionados con los proyectos.
6.Canalizar las entregas de ayudas de organismos públicos, gubernamentales y no gubernamentales, empresa privada y personas voluntarias.
7.Coordinar eventos, así como la planificación, ejecución, dirección y control de los mismos.
8.Mantener y actualizar constantemente los apartados que en la página Web lalagunachalate.tk sean exclusivos para el Comité o los proyectos específicos.
9.Diseñar, redactar y preparar boletines informativos, revistas y todo tipo de comunicación escrita que el Comité considere como sus medios de comunicación oficial.
10.Redactar conjuntamente con la Secretaría de Planificación y Gestión, documentos relacionados con solicitudes de ayudas a personas naturales, empresas privadas, instituciones gubernamentales y no gubernamentales y otros organismos nacionales e internacionales.
V.Secretaría de Auditoría
A.Función Básica
Planear, coordinar, dirigir y supervisar las intervenciones requeridas de auditoría, así como determinar los alcances de las revisiones de acuerdo a las necesidades y a los lineamientos establecidos por la Secretaría General o la Junta Directiva; asimismo, revisar y autorizar los informes resultantes.
B.Funciones Específicas
1.Planificar, dirigir y controlar la ejecución de investigaciones específicas y análisis solicitados por la Secretaría General, preparar informes de estas investigaciones y determinar las acciones a seguir para la solución de la problemática detectada.
2.Asegurar a través de reuniones de auditoría, la efectividad de los controles, el mantenimiento de las prácticas contables, financieras y administrativas del Comité y el cumplimiento de todas las leyes, normas, políticas y reglamentos aplicables.
3.Verificar transacciones, acuerdos, contratos, convenios y otros documentos relevantes firmados por los miembros del Comité la Junta Directiva, Asociación de Jóvenes Lagunenses Residentes en San Salvador (AJOLARES) y Comités de Barrios.
4.Revisar periódicamente los libros contables, de Actas y preparar informes sobre las referidas revisiones.
5.Presentar periódicamente informes de auditorías de activos realizadas.
6.Comprobar periódicamente los efectivos existentes en fondos circulantes y en cuentas bancarias que maneje el Comité.
7.Verificar periódicamente la existencia de los activos del Comité y garantizar que estén correctamente registrados y protegidos.
8.Servir conjuntamente con la Secretaría General, como contraparte en ejecución de proyectos de infraestructura y en otros casos en los que fuere necesario.
VI.Secretaría de Actas
A.Función Básica
La Secretaría de Actas tiene como función básica: proveer una amplia variedad de funciones específicas de asistencia al Comité, a la Junta Directiva y a cada una de sus Secretarías.
B.Funciones Específicas
1.Preparar toda la información básica, antecedentes, documentos, etc., para las Sesiones Ordinarias, Extraordinarias y Asambleas Generales.
2.Preparar conjuntamente con la Secretaría General la revisión, corrección, coordinación y edición de las Agendas para las Sesiones o Asambleas Generales.
3.Asistir a todas las Sesiones del Comité y preparar un compendio o resumen de lo discutido. Estar presente en las sesiones que posteriormente convoque la Secretaría General, para informar a los Comités de Barrios, Asociaciones de Residentes en San Salvador o en el extranjero y otros.
4.Coordinar, cuando sea necesario la preparación de material audiovisual, para uso durante las sesiones o Asambleas Generales del Comité.
5.Redactar y preparar las actas de las Sesiones del Comité y asegurarse que éstas han sido aprobadas y ratificadas por el Secretario General y el resto de Secretarías.
6.Guardar el libro de Actas Oficiales y las Actas firmadas de todas las Sesiones del Comité y atender las preguntas relativas a estas Actas.
7.Estudiar la correspondencia dirigida al Comité, a la Secretaría General o al resto de las Secretarias, con el fin de encaminarla como proceda, velar porqué se le de respuesta dentro de plazos razonables, y revisar, modificar o corregir las respuestas como mejor convenga antes de presentar los documentos a firma.
8.Revisar la asistencia a las Sesiones Ordinarias, Extraordinarias y Asambleas Generales.
9.Dar lectura al Acta de la Sesión anterior en cada una de estas para obtener su ratificación y firma.
10.Llevar el archivo de documentos y registros de los miembros del Comité.
11.Extender certificaciones que fueran solicitadas al Comité.
12.Hacer y enviar conjuntamente con la Secretaría de Relaciones Públicas y Comunicaciones las convocatorias a los miembros del Comité, invitados especiales y otros para las Sesiones Ordinarias, Extraordinarias y Asambleas Generales.
Gracias al Lic Sergio Dominguez por colaborar en la elaboracion de este documento.
Kelvin Ivan Rivera Cruz
Secretaria de Relaciones Publicas y Comunicaciones
Comite pro-Reconstrucción del Templo Parroquial
Santiago Apostol
La Laguna, Chalatenango
WWW.LaLagunaChalate.TK
I.Secretaría General
A.Función Básica
La Secretaría General del Comité Pro-reconstrucción del templo, tiene bajo su responsabilidad la administración; planeación, dirección, ejecución y control del trabajo de cada una de las secretarías que conforman la Estructura Organizativa del Comité, mediante el cumplimiento de las siguientes funciones específicas.
B.Funciones Específicas
1.Presidir las Sesiones Ordinarias, Extraordinarias y las Asambleas Generales.
2.Velar por el cumplimiento de los Acuerdos, Resoluciones de la Junta Directiva y de la Asamblea General, así como de los Estatutos y Reglamento Interno del Comité.
3.Representar judicialmente y extrajudicialmente al Comité, pudiendo otorgar poderes, previa autorización de la Junta Directiva.
4.Convocar en coordinación con la Secretaría de Relaciones Públicas y Comunicaciones a Sesiones Ordinarias y Extraordinarias, Asambleas Generales y de la Junta Directiva.
5.Autorizar conjuntamente con la Secretaría de Finanzas, las erogaciones que tenga que hacer el Comité.
6.Coordinar con cada una de las Secretarías el trabajo del Comité.
7.Revisar y aprobar planes de trabajo que hayan sido diseñados por la Secretaría de Planificación y Gestión y avalados por el resto de Secretarías.
8.Revisar, observar y aprobar las Actas de cada Sesión, previa a la firma de las mismas, por la Junta Directiva.
9.Presentar periódicamente al párroco el informe de actividades realizadas por cada secretaría y por el Comité.
10.Brindar asesoría y todo el apoyo que sea requerido por los Comités de Barrios, Asociación de Jóvenes Lagunenses Residentes en San Salvador (AJOLARES), y Lagunenses en el Exterior.
11.Coordinar, elaborar y presentar la memoria de labores del Comité y cualquier otro informe que le sea solicitado por la Junta Directiva.
12.Servir conjuntamente con la Secretaría de Auditoría, como contraparte en la ejecución de proyectos de infraestructura y en otros casos en los que fuese necesario.
II.Secretaría de Finanzas
A.Función Básica
La Secretaría de Finanzas tiene como función básica supervisar, custodiar y asumir la responsabilidad por los fondos, bienes y valores propiedad del Comité. Dirigir los movimientos de ingresos y egresos, llevar libros contables debidamente actualizados.
B.Funciones Específicas.
1.Custodiar eficientemente los fondos del Comité y presentar propuestas para el manejo de éstos ya sea en cuentas corrientes, de ahorros u otros, así como la selección de los bancos más convenientes.
2.Recibir y depositar los fondos que el Comité obtenga, en el Banco que la Junta Directiva seleccione.
3.Llevar y tener control directo de los libros de contabilidad del Comité.
4.Autorizar conjuntamente con el Secretario General, las erogaciones que el Comité tenga que realizar.
5.Coordinar con la Secretaría General y la de Planificación y Gestión, la preparación de presupuestos, carpetas técnicas y otros documentos que sean requeridos.
6.Coordinar la elaboración de presupuestos y suministrar al Comité, y a la Junta Directiva, información actualizada y veraz sobre disponibilidades financieras.
III.Secretaría de Planificación y Gestión
A.Función Básica
La Secretaría de Planificación y Gestión tiene como función básica, coordinar la planificación y gestión de todas las actividades y proyectos que sean propuestos por la Junta Directiva y avalados por el Comité.
B.Funciones Específicas
1.Preparar los planes de trabajo de corto, mediano y largo plazo, conforme los proyectos que lleve a cabo el Comité.
2.Preparar conjuntamente con la Secretaría General y la Secretaría de Finanzas, los presupuestos de inversión en lo que concierne a los proyectos a ejecutar por el Comité.
3.Desarrollar especificaciones y esquemas de contratación para obras de infraestructura, adquisición de equipo, mobiliario, accesorios y otros.
4.Dar seguimiento a cronogramas de trabajo y presentar informes de avances de obras al Comité y a la Junta Directiva; así como presentar soluciones para superar situaciones problemáticas que podrían presentarse en un momento determinado.
5.Contactar con organismos internacionales de ayuda comunitaria, Ong’s, empresa privada y otros con el fin de gestionar ayudas para los proyectos a ejecutar.
6.Preparar carpetas técnicas en coordinación con las Secretarías: General y Finanzas.
7.Presentar a la Junta Directiva propuestas de actividades a realizar, con el propósito de obtener fondos para la financiación de proyectos.
8.Investigar sobre fuentes de financiamiento de proyectos de índole religioso y comunitario en general.
9.Preparar conjuntamente con las Secretarías General y de Relaciones Públicas, correspondencia gestionando financiamientos u otro tipo de ayudas para diversos proyectos.
10.Supervisar y discutir con expertos sobre estudios de factibilidad que conforme a los proyectos sean requeridos y realizados.
IV.Secretaría de Relaciones Públicas y Comunicaciones
A.Función Básica
Fortalecer y proyectar la imagen del Comité, asegurar y controlar la difusión de las comunicaciones o informaciones externas e internas, por los diferentes medios de Comunicación existentes.
B.Funciones Específicas
1.Mantener constantemente comunicación con los diferentes Comités de Barrios, Asociación de Jóvenes Lagunenses Residentes en San Salvador (AJOLARES) y en el extranjero.
2.Asesorar al Comité, a la Junta Directiva y a los Comités de Barrios, Asociaciones y otras organizaciones, sobre aspectos protocolarios en actos públicos.
3.Atender las consultas de medios de comunicación o personas que deseen conocer sobre las funciones del Comité, de los proyectos a realizar, avances de los mismos y financiamientos.
4.Coordinar conjuntamente con la Secretaría General las convocatorias a Asambleas Generales, reuniones de rutina y de emergencia.
5.Concertar entrevistas con funcionarios públicos y ejecutivos de empresas privadas, Ong’s, con quienes se requiera tratar asuntos relacionados con los proyectos.
6.Canalizar las entregas de ayudas de organismos públicos, gubernamentales y no gubernamentales, empresa privada y personas voluntarias.
7.Coordinar eventos, así como la planificación, ejecución, dirección y control de los mismos.
8.Mantener y actualizar constantemente los apartados que en la página Web lalagunachalate.tk sean exclusivos para el Comité o los proyectos específicos.
9.Diseñar, redactar y preparar boletines informativos, revistas y todo tipo de comunicación escrita que el Comité considere como sus medios de comunicación oficial.
10.Redactar conjuntamente con la Secretaría de Planificación y Gestión, documentos relacionados con solicitudes de ayudas a personas naturales, empresas privadas, instituciones gubernamentales y no gubernamentales y otros organismos nacionales e internacionales.
V.Secretaría de Auditoría
A.Función Básica
Planear, coordinar, dirigir y supervisar las intervenciones requeridas de auditoría, así como determinar los alcances de las revisiones de acuerdo a las necesidades y a los lineamientos establecidos por la Secretaría General o la Junta Directiva; asimismo, revisar y autorizar los informes resultantes.
B.Funciones Específicas
1.Planificar, dirigir y controlar la ejecución de investigaciones específicas y análisis solicitados por la Secretaría General, preparar informes de estas investigaciones y determinar las acciones a seguir para la solución de la problemática detectada.
2.Asegurar a través de reuniones de auditoría, la efectividad de los controles, el mantenimiento de las prácticas contables, financieras y administrativas del Comité y el cumplimiento de todas las leyes, normas, políticas y reglamentos aplicables.
3.Verificar transacciones, acuerdos, contratos, convenios y otros documentos relevantes firmados por los miembros del Comité la Junta Directiva, Asociación de Jóvenes Lagunenses Residentes en San Salvador (AJOLARES) y Comités de Barrios.
4.Revisar periódicamente los libros contables, de Actas y preparar informes sobre las referidas revisiones.
5.Presentar periódicamente informes de auditorías de activos realizadas.
6.Comprobar periódicamente los efectivos existentes en fondos circulantes y en cuentas bancarias que maneje el Comité.
7.Verificar periódicamente la existencia de los activos del Comité y garantizar que estén correctamente registrados y protegidos.
8.Servir conjuntamente con la Secretaría General, como contraparte en ejecución de proyectos de infraestructura y en otros casos en los que fuere necesario.
VI.Secretaría de Actas
A.Función Básica
La Secretaría de Actas tiene como función básica: proveer una amplia variedad de funciones específicas de asistencia al Comité, a la Junta Directiva y a cada una de sus Secretarías.
B.Funciones Específicas
1.Preparar toda la información básica, antecedentes, documentos, etc., para las Sesiones Ordinarias, Extraordinarias y Asambleas Generales.
2.Preparar conjuntamente con la Secretaría General la revisión, corrección, coordinación y edición de las Agendas para las Sesiones o Asambleas Generales.
3.Asistir a todas las Sesiones del Comité y preparar un compendio o resumen de lo discutido. Estar presente en las sesiones que posteriormente convoque la Secretaría General, para informar a los Comités de Barrios, Asociaciones de Residentes en San Salvador o en el extranjero y otros.
4.Coordinar, cuando sea necesario la preparación de material audiovisual, para uso durante las sesiones o Asambleas Generales del Comité.
5.Redactar y preparar las actas de las Sesiones del Comité y asegurarse que éstas han sido aprobadas y ratificadas por el Secretario General y el resto de Secretarías.
6.Guardar el libro de Actas Oficiales y las Actas firmadas de todas las Sesiones del Comité y atender las preguntas relativas a estas Actas.
7.Estudiar la correspondencia dirigida al Comité, a la Secretaría General o al resto de las Secretarias, con el fin de encaminarla como proceda, velar porqué se le de respuesta dentro de plazos razonables, y revisar, modificar o corregir las respuestas como mejor convenga antes de presentar los documentos a firma.
8.Revisar la asistencia a las Sesiones Ordinarias, Extraordinarias y Asambleas Generales.
9.Dar lectura al Acta de la Sesión anterior en cada una de estas para obtener su ratificación y firma.
10.Llevar el archivo de documentos y registros de los miembros del Comité.
11.Extender certificaciones que fueran solicitadas al Comité.
12.Hacer y enviar conjuntamente con la Secretaría de Relaciones Públicas y Comunicaciones las convocatorias a los miembros del Comité, invitados especiales y otros para las Sesiones Ordinarias, Extraordinarias y Asambleas Generales.
Gracias al Lic Sergio Dominguez por colaborar en la elaboracion de este documento.
Kelvin Ivan Rivera Cruz
Secretaria de Relaciones Publicas y Comunicaciones
Comite pro-Reconstrucción del Templo Parroquial
Santiago Apostol
La Laguna, Chalatenango
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Publicado por lalagunachalate a las 22:53
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